Rechnungsprogramm Handwerk – Angebote und Rechnungen ohne Abendschicht

Angebote und Rechnungen im Handwerk: Pflicht, Recht und Praxis

Ein Angebot ist rechtlich mehr als ein Preisblatt. Schickt dein Kunde es unterschrieben zurück, ist der Vertrag geschlossen – zu genau den Bedingungen, die in deinem Angebot stehen. Vergessene Positionen, falsche Maße oder ein zu knapper Preis lassen sich danach nur noch schwer korrigieren. Deshalb lohnt es sich, Angebote genauso sorgfältig zu schreiben wie die Arbeit auf der Baustelle selbst.

Ein gutes Angebot enthält: eine eindeutige Leistungsbeschreibung, die sagt, was du machst und was nicht, Preise je Position, Netto- und Bruttosumme, den Steuersatz, Zahlungsbedingungen, eine Gültigkeitsdauer und bei Bedarf Skonto. Bei VOB-Verträgen gelten zusätzliche Regeln, etwa zur prüffähigen Abrechnung – die VOB/B gilt aber nur, wenn du sie mit dem Auftraggeber ausdrücklich vereinbart hast. Im Alltag mit Privatkunden gilt das BGB.

Rechtlich bist du an dein Angebot grundsätzlich gebunden (§ 145 BGB), solange die Annahmefrist läuft. Ein Zusatz wie „Preise gültig bis …“ oder „freibleibend“ schützt dich davor, Monate später an einem veralteten Preis festzuhängen. Ist dir ein Kalkulationsfehler unterlaufen, hilft eine Anfechtung nur in engen Grenzen – deutlich sicherer ist es, vorher sauber zu kalkulieren.

Für die Rechnung selbst verlangt das Umsatzsteuergesetz klare Pflichtangaben (§ 14 UStG): vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ein Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Leistungszeitpunkt, das Netto-Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlen wesentliche Angaben, gefährdet das beim Kunden den Vorsteuerabzug – und damit die Zusammenarbeit.

Längere Projekte rechnest du mit Abschlagsrechnungen ab (§ 632a BGB, bei VOB/B-Verträgen § 16 VOB/B). Abschläge betreffen immer nur bereits erbrachte Leistungen. Kumulativ heißt: Jeder neue Abschlag umfasst die bisherige Gesamtleistung, bereits gezahlte Abschläge werden abgezogen. Die Schlussrechnung stellt am Ende alles zusammen und rechnet sämtliche Abschläge an – Fehler bei der Anrechnung sind die häufigste Quelle für Ärger, darum übernimmt Meisterview das automatisch.

Wann muss dein Kunde zahlen? Ohne eigene Vereinbarung werden Rechnungen zwischen Unternehmen 30 Tage nach Zugang fällig (§ 286 Abs. 3 BGB). Danach befindet sich dein Kunde ohne weitere Mahnung im Verzug – mit gesetzlichen Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) und einer Pauschale von 40 Euro für Mahnkosten. Eine Mahnung ist bei klar bestimmter Frist nicht zwingend nötig, bleibt in der Praxis aber der freundliche erste Schritt.

Angebote und Rechnungen musst du zehn Jahre aufbewahren (§ 147 AO). Wer digital arbeitet, speichert nach den GoBD im Originalformat und unveränderlich – ein Ausdruck allein genügt nicht. Seit 2025 müssen Betriebe außerdem E-Rechnungen empfangen können, die Versandpflicht kommt gestaffelt. Was das für dich bedeutet, erklären wir auf der Seite zur E-Rechnung.

In der Praxis entscheiden drei Gewohnheiten: Angebote nach einer Woche aktiv nachfassen, Nachträge immer schriftlich bestätigen und die Rechnung sofort nach der Abnahme stellen. Je länger eine Rechnung liegt, desto langsamer kommt das Geld. Mit einem Rechnungsprogramm, das Nummern fortlaufend vergibt, Abschläge anrechnet und den Versand per Link oder WhatsApp übernimmt, bleibt der Papierkram dort, wo er hingehört: im Hintergrund.