Lager und Bestellwesen – Material im Griff, Kosten am Projekt
Verfolge Material von der Bestellung über den Lagerort bis zur Baustelle. Hier siehst du, welche Bereiche die App zeigt und welche Buchungsschritte du vor der Einführung mit Musterdaten prüfen solltest.
Vom Wareneingang zur belastbaren Projektzahl
Materialwirtschaft beginnt mit einer eindeutigen Zuordnung: Was wurde bestellt, wo liegt es, welches Projekt hat es verbraucht? Der Ablauf unten ist eine Skizze, keine Aufnahme einer abgeschlossenen Buchung.
- Bestellung und Wareneingang trennen
- Artikel mit Lagerort erfassen
- Entnahme dem Projekt zuordnen
- Restmengen zurückbuchen und Kosten vergleichen
Warenlager und Lagerorte
In der Warenlager-Ansicht findest du Artikel, Bestand, Mindestbestand und Lagerort. Für Fahrzeug oder Baustellenlager prüfst du im Testzugang, wie Umlagerungen und Rückgaben abgebildet werden.
Foto-Erkennung und Barcode
Die Warenlager-Ansicht bietet Einstiege für Foto-Erkennung und Barcode. Teste mit einem Musterartikel, welche Daten tatsächlich erkannt werden und was du vor dem Speichern kontrollieren musst.
Bestellungen und Nachbestellungen
Bestellungen und Nachbestellungen sind eigene Bereiche. Halte bestellt, bestätigt und tatsächlich geliefert getrennt – erst die empfangene Ware zählt als Bestand.
Lieferscheine prüfen
Beim Wareneingang gehören Lieferschein, Bestellung und tatsächlich angenommene Menge nebeneinander. Einen automatischen Drei-Wege-Abgleich solltest du nicht voraussetzen, sondern mit einem Fehlmengen-Beispiel testen.
Lieferantenverwaltung
Lieferanten haben einen eigenen Navigationsbereich. Ob Preise, Konditionen und Dokumente in deinem Ablauf vollständig gepflegt werden können, lässt sich in der Demo klären.
Materialverbrauch je Projekt
Der Bereich Projektverbrauch ist vorhanden. Für belastbare Kosten brauchst du Entnahmen, Rückgaben, Mengeneinheiten und eine definierte Preisgrundlage – teste den Ablauf mit Musterdaten.
Materialverbrauch mit konkreter Musterrechnung nachvollziehen →
Weitere Funktionen
Kalkulation & Stundensatz
Deckungsbeitrags-Ampel, Stundensatz-Rechner nach HWK-Schema und Nachkalkulation je Projekt.
Eingangsrechnungen & Mahnwesen
Eingangsrechnungen per KI auslesen, digital freigeben und Mahnungen erst nach Freigabe versenden.
Angebote & Rechnungen
KI-Angebote aus Anfrage, PDF oder Fotos – bis zur Schlussrechnung ohne Abendschicht.
Lager und Bestellwesen: Pflicht, Recht und Praxis
Ein Lager, das keiner kennt, ist teuer: Material wird doppelt gekauft, verdirbt oder verschwindet – und keiner weiß, was ein Projekt wirklich gekostet hat. Bestandsführung ist keine Großbetriebs-Angelegenheit. Auch das Fahrzeugregal, die Werkstatt-Ecke und der Container auf der Baustelle sind Lager, die gebucht gehören. Wer sie nicht bucht, kalkuliert ins Blaue.
Die Inventarpflicht nach § 240 HGBrichtet sich an Kaufleute und gilt nicht unterschiedslos für jeden Handwerksbetrieb. Für deine Kalkulation sind nachvollziehbare Bestände und Materialkosten dennoch wichtig; steuerliche Fragen klärst du mit deiner Beratung.
Beim Wareneingang zählt die Kontrolle am Tag der Lieferung: Lieferschein mit der Bestellung und der tatsächlichen Ware abgleichen, Menge prüfen, Zustand prüfen. § 377 HGB verlangt unverzügliche Prüfung und gegebenenfalls Rüge, wenn der Kauf für beide Seiten ein Handelsgeschäft ist. Das gilt nicht automatisch für jeden Einkauf eines Handwerksbetriebs. Eine zeitnahe Wareneingangskontrolle ist unabhängig davon sinnvoll, um Fehlmengen und Schäden nachvollziehbar festzuhalten.
Derselbe Grundsatz gilt für die Rechnungsfreigabe: Lieferschein, Bestellung und Rechnung müssen zusammenpassen, bevor gezahlt wird. Mindermengen, falsche Preise und Positionen, die nie geliefert wurden, gehören vor der Zahlung geklärt – nicht danach. Ob und wie die App dich dabei unterstützt, sollte in einer Demo mit einer absichtlich abweichenden Musterbestellung geprüft werden.
Noch ein Wort zum Bestellen selbst: Wer Bestellungen aus dem Bauch heraus telefoniert, verliert den Überblick über Preise und Zusagen. In einem gut geführten Bestellprozess hältst du Preis, Liefertermin und Bestätigung schriftlich fest. Ob deine Lieferantenkonditionen und Ansprechpartner vollständig im System hinterlegt werden können, solltest du vor der Einführung mit einem Musterlieferanten prüfen.
Bei der Bewertung deines Bestands gilt: Material wird mit dem Einkaufspreis bewertet, üblich sind Verfahren wie Durchschnitt oder FIFO. Für deinen Alltag wichtiger ist eine andere Zahl: der Verbrauch je Projekt. Jede Entnahme muss einem Projekt zugeordnet werden, sonst fehlt der Materialverbrauch in der Nachkalkulation – und dein Ergebnis ist schöngerechnet. Ob diese Zuordnung für jede Buchungsart automatisch funktioniert, ist vor einem produktiven Einsatz zu prüfen.
In der Praxis lohnt es sich, drei Dinge zu prüfen: Mindestmengen, die rechtzeitig auf knappe Artikel hinweisen; eine Bestellung mit nachvollziehbarem Lieferstatus; und eine Erfassung tatsächlich angenommener Mengen. Ob Foto-Erkennung, Entnahme und Projektverbrauch diesen Ablauf vollständig unterstützen, zeigt ein Test mit eigenen, aber fiktiven Artikeldaten.
Häufige Fragen zu Lager und Bestellwesen
Wie buchen meine Mitarbeiter Material vom Lager?
Artikel, Menge, Lagerort und Projekt müssen zusammenpassen. Wie die Buchung und eine spätere Korrektur auf dem Handy funktionieren, zeigen wir anhand eines Musterartikels im Testzugang.
Was passiert, wenn weniger geliefert wird als bestellt?
Notiere die tatsächlich angenommene Menge und prüfe sie gegen Bestellung und Lieferschein. Ob Meisterview eine bestimmte Abweichung automatisch meldet, sollte vor einem produktiven Einsatz am konkreten Beispiel geprüft werden.
Woher weiß ich, wann ich nachbestellen muss?
Das Warenlager zeigt Mindestbestände und einen Bereich für Nachbestellungen. Lege einen Musterartikel mit Mindestmenge an und prüfe, wie eine Nachbestellung in deinem Testzugang entsteht.
Wie erfahre ich, was ein Projekt an Material gekostet hat?
Vergleiche geplante Mengen, Entnahmen und Rückgaben. Der Ratgeber enthält eine durchgerechnete Musterbaustelle; die Übernahme in deine Nachkalkulation solltest du im Produkt prüfen.
Funktioniert das auch ohne klassisches Lager?
Für kleine Bestände lohnt schon eine einfache Liste je Fahrzeug oder Baustelle. Welche Lagerorte und Umbuchungen dein Testzugang abbildet, klärst du am besten mit einem Musterartikel.