Nachunternehmer-Management – Anfragen, Angebotsvergleich, Nachweise

Nachunternehmer steuern heißt: Aufträge sauber vergeben, Leistungen nachweisen und Zahlungen erst nach Prüfung freigeben. Ein Portal hilft dir dabei, weil Anfragen, Angebote, Tagesberichte und Rechnungen am Projekt hängen statt in deinem Postfach. Der Lohn: weniger Rückfragen, weniger Streit, weniger Papier. Was dabei rechtlich zählt, zeigen die Abschnitte Pflicht, Recht und Praxis.

Pflicht

Bevor du einen Nachunternehmer beauftragst, hast du Prüfpflichten: Firmeneintragung, Versicherungsschutz, Freistellungsbescheinigung und weitere Nachweise solltest du einholen – und zwar für jeden neuen Partner, nicht nur einmal im Jahr. Das Portal sammelt diese Unterlagen am Firmenprofil, die fachliche Bewertung bleibt bei dir. Bei öffentlichen Aufträgen gelten zusätzliche Vergaberegeln, die du kennen musst.

Achte auf die Abgrenzung von Arbeitnehmerüberlassung und Werkvertrag: Wenn du Personal ausleihst statt ein Gewerk vergibst, brauchst du eine Erlaubnis – ein heikles Feld, bei dem im Zweifel dein Steuerberater oder Rechtsanwalt weiterhilft. Das Portal bildet ab, was vereinbart wurde, damit Ausschreibung und Leistung zusammenpassen.

Recht

Dein Vertrag mit dem Nachunternehmer sollte Leistung, Termine, Vergütung und die Rechte bei Mängeln regeln – mündliche Absprachen sind im Baustellenalltag schwer zu beweisen. Im Portal liegen Ausschreibung, Angebot und Beauftragung als Versionen nebeneinander, damit du im Streitfall zeigst, was vereinbart war. Gewährleistungsfristen laufen ab Abnahme; dokumentiere deshalb, wann und wie du abnimmst.

Rechnungen von Nachunternehmern prüfst du vor der Zahlung – stimmen Leistung, Stunden und Preise mit dem Auftrag überein? Bei Bauleistungen musst du außerdem unter bestimmten Voraussetzungen die Umsatzsteuer des Nachunternehmers direkt an das Finanzamt abführen (Reverse-Charge). Das Portal ordnet Rechnungen dem Projekt zu, die steuerliche Bewertung übernimmt dein Steuerberater.

Verzug und Vertragsstrafen sind Themen, die du vertraglich regelst, bevor der erste Tag läuft. Das Portal hilft dir mit sauberen Terminketten: Wann wurde ausgeschrieben, wann beauftragt, wann geliefert – Verzögerungen erkennst du, während sie entstehen, und nicht erst bei der Schlussrechnung. Auch das spart Streit.

Praxis

Ausschreibungen verschickst du mit allen Unterlagen an die Firmen deiner Wahl – alle bekommen dieselbe Grundlage, Vergleiche werden fair. Eingehende Angebote legst du nebeneinander und beauftragst direkt aus dem Portal; abgelehnte Anbieter bekommen eine Absage, das spart Rückfragen. Tagesberichte und Mängelmeldungen kommen per Partner-Link am Projekt an, statt per WhatsApp bei deinem Vorarbeiter zu landen. Faire Vergleiche entstehen nebenbei: Alle Anbieter bekommen dieselben Unterlagen, Preise stehen in derselben Struktur – die Entscheidung fällt leichter.

Für deine Partner ist die Nutzung einfach: Sie arbeiten ohne eigene Lizenz über ihren Zugang, melden Stunden und laden Rechnungen hoch. Du behältst die Kontrolle über Sichtbarkeit und Freigaben – Nachweise, Preise und Projektstand teilst du gezielt, nicht pauschal. So bleibt der Informationsfluss sauber, auch wenn viele Firmen am selben Bauvorhaben arbeiten.

Das Subunternehmer-Portal ist ein Zusatzmodul für 49,95 € netto im Monat, 2 Subunternehmer inklusive, jeder weitere 9,95 €. Alle Preise stehen auf /preise.