Eingangsrechnungen und Mahnwesen – digital statt Papierstapel
Alle Eingangsrechnungen an einer E-Mail-Adresse, von der KI ausgelesen und digital freigegeben. Und wenn ein Kunde nicht zahlt, erinnert Meisterview – nur mit deiner Freigabe, niemals automatisch.
Mit Eingangsrechnungen und Mahnwesen von Meisterview verschwindet der Papierstapel aus dem Büro.
Rechnungen kommen an einer Adresse an, die KI liest aus, und du gibst frei – digital und nachvollziehbar. Mahnungen verschickt Meisterview erst, wenn du sie ausdrücklich freigibst.
Eine E-Mail-Adresse für alles
Du bekommst eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen. Lieferanten schicken dorthin – und nichts geht mehr verloren, weder im Postfach noch im Auto.
KI liest die Rechnung aus
Die KI erkennt Lieferant, Beträge, Steuersatz und Rechnungsnummer und überträgt die Daten in deine Belegliste. Du prüfst und bestätigst – getippt wird nichts mehr.
Freigabe-Workflow
Rechnungen wandern digital zur Freigabe – zum Beispiel erst zum Bauleiter, dann zu dir. Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert.
Mahnwesen mit Entwurf und Freigabe
Meisterview erstellt Mahnungsentwürfe und schlägt dir vor, wem du schreiben könntest. Versendet wird nur, was du ausdrücklich freigibst – niemals automatisch.
Bankabgleich mit Qonto
Verbinde dein Qonto-Konto und gleiche Zahlungseingänge und -ausgänge mit deinen Rechnungen ab – du siehst auf einen Blick, was bezahlt ist und was offen steht.
Finanz-Cockpit: BWA & Liquidität
Das Finanz-Cockpit ist in Arbeit: Künftig siehst du BWA und Liquidität auf einen Blick. Wir bauen es gerade – und sagen ehrlich, dass es noch nicht fertig ist.
Weitere Funktionen
E-Rechnung (XRechnung)
XRechnung erstellen und empfangen – mit den gesetzlichen Pflichten sachlich im Blick.
Angebote & Rechnungen
Angebote mit KI-Entwurf, Abschlags- und Schlussrechnung und Online-Annahme.
Lager & Bestellwesen
Warenlager mit Schnellbuchung, Bestellwesen und Materialverbrauch je Projekt.
Eingangsrechnungen und Mahnwesen: Pflicht, Recht und Praxis
Eingangsrechnungen sind bares Geld wert – sie sind die Grundlage für den Vorsteuerabzug (§ 15 UStG). Den bekommst du aber nur, wenn die Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Eine formal fehlerhafte Rechnung gefährdet den Abzug, auch wenn die Ware längst verbaut ist. Deshalb gilt: jede Eingangsrechnung sofort prüfen, nicht erst, wenn der Steuerberater-Ordner voll ist.
Zur Rechnungsprüfung gehören zwei Schritte: sachlich prüfen (stimmen Menge und Preis mit Bestellung und Lieferschein überein?) und rechnerisch prüfen (Summen, Rabatte, Mehrwertsteuer). Wer ungeprüft zahlt, zahlt erfahrungsgemäß irgendwann doppelt. Die KI-Auslese in Meisterview übernimmt das Übertragen der Daten – geprüft wird trotzdem von Menschen: von dir oder von dem, den du im Freigabe-Workflow dafür bestimmst.
Bei den Zahlungsfristen verschenken viele Betriebe Geld: Zahlreiche Lieferanten gewähren Skonto – zum Beispiel zwei Prozent bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen. Wer die Frist verpasst, lässt Rendite liegen, die keine Baustelle einbringt. Darum gehören Eingangsrechnungen sofort ins System und in den Kalender, nicht in den Stapel auf dem Schreibtisch.
Auf der anderen Seite steht dein Mahnwesen. Deine Rechnung wird zwischen Unternehmen 30 Tage nach Zugang fällig (§ 286 Abs. 3 BGB). Zahlt der Kunde dann nicht, ist er ohne weitere Mahnung im Verzug – du darfst Verzugszinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz berechnen (§ 288 Abs. 2 BGB) und eine Mahnkostenpauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Trotzdem ist der freundliche Weg in der Praxis der schnellere: Zahlungserinnerung, dann erste Mahnung, erst danach das gerichtliche Mahnverfahren.
Behalte auch die Verjährung im Blick: Rechnungsforderungen verjähren nach drei Jahren (§ 195 BGB), die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Wer regelmäßig mahnt, verhindert nicht nur, dass Geld liegen bleibt – er verhindert auch, dass offene Posten unbemerkt verjähren.
Bei den Belegen selbst gilt die Aufbewahrungspflicht: Eingangsrechnungen bewahrst du zehn Jahre auf – digital im Originalformat, unveränderlich und jederzeit lesbar. Wer Rechnungen nur als Papierstapel lagert und später irgendwann einscannt, riskiert bei einer Prüfung Rückfragen. Eine Belegablage, in der jede Rechnung mit Bestellung, Lieferschein und Freigabe verknüpft ist, macht aus der Pflicht einen Vorteil: Du findest jeden Beleg in Sekunden, statt Kisten zu durchwühlen.
In der Praxis hilft ein System, das beide Seiten zusammenführt: Eingangsrechnungen an einer Adresse, automatisch ausgelesen und digital freigegeben – und ein Mahnwesen, das Entwürfe vorbereitet, aber erst nach deiner Freigabe versendet. So vergisst das System nichts, schreibt aber auch nichts, was du nicht willst. Für die Zahlungseingänge kommt der Bankabgleich dazu: Bezahlte und offene Rechnungen trennen sich automatisch, und du siehst jeden Tag, wo dein Geld steht.
Häufige Fragen zu Eingangsrechnungen und Mahnwesen
Wer darf Rechnungen in Meisterview freigeben?
Das legst du fest. Im Freigabe-Workflow bestimmst du, wer sachlich prüft und wer abschließend freigibt – zum Beispiel der Bauleiter und danach du. Jeder Schritt ist dokumentiert.
Verschickt Meisterview Mahnungen automatisch?
Nein. Meisterview erstellt Entwürfe und schlägt dir vor, wem du schreiben könntest. Versendet wird ausschließlich, was du ausdrücklich freigibst – zu keinem Zeitpunkt automatisch.
Wie kommt meine Eingangsrechnung in Meisterview?
Weiterleiten an deine Meisterview-E-Mail-Adresse oder hochladen. Die KI liest Lieferant, Beträge, Steuersatz und Rechnungsnummer aus – du prüfst und bestätigst.
Was bringt der Bankabgleich?
Zahlungseingänge und -ausgänge gleicht Meisterview mit deinen Rechnungen ab. Du siehst sofort, welche Rechnung bezahlt ist und welche noch offen – ohne Kontoauszüge zu durchsuchen.
Wie gebe ich Belege an meinen Steuerberater weiter?
Per DATEV-Export: Rechnungen und Belege gehen digital an den Steuerberater. Deine Belegablage in Meisterview bleibt dabei unverändert erhalten.