E-Rechnung Handwerk – XRechnung erstellen, empfangen, archivieren
Erstelle XRechnungen direkt aus deinen Rechnungsdaten und empfange E-Rechnungen an einer zentralen Stelle. Die gesetzlichen Pflichten behältst du im Blick – sachlich und ohne Rätselraten.
Mit der E-Rechnung von Meisterview erfüllst du die Pflicht, ohne ein zweites Tool aufzumachen.
XRechnungen entstehen direkt aus deinen Rechnungsdaten, eingehende E-Rechnungen laufen in deine Eingangsrechnungen. Die gesetzlichen Fristen und Regeln benennt Meisterview für dich im Klartext.
XRechnung direkt aus Meisterview
Wähle beim Rechnungsschreiben das Format XRechnung – Meisterview erzeugt die strukturierte XML-Datei automatisch aus deinen Rechnungsdaten. Das PDF für deinen Kunden bleibt erhalten.
E-Rechnungen empfangen
Eingehende E-Rechnungen laufen an einer zentralen Stelle in deinem Betrieb ein: Das XML wird eingelesen und die Daten landen direkt bei deinen Eingangsrechnungen – ohne händisches Übertragen.
Pflichten im Blick
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, die Versandpflicht kommt gestaffelt. Meisterview benennt die Regeln sachlich – die verbindliche Auslegung für deinen Fall klärst du mit deinem Steuerberater.
DATEV-Export
Exportiere Rechnungen und Belege DATEV-konform und gib sie deinem Steuerberater digital weiter – inklusive der E-Rechnungsdaten im Originalformat.
Originalgetreu archivieren
E-Rechnungen bewahrst du in Meisterview im Originalformat auf – so, wie es die Aufbewahrungsregeln für digitale Belege vorsehen: unveränderlich und jederzeit lesbar.
Weitere Funktionen
Eingangsrechnungen & Mahnwesen
Eingehende Belege an einer Adresse, per KI ausgelesen – mit Freigabe-Workflow und Mahnwesen.
Angebote & Rechnungen
Angebote mit Online-Annahme, Abschlags- und Schlussrechnung – ohne Abendschicht im Büro.
Kalkulation & Stundensatz
Kosten im Griff: Stundensatz-Rechner nach HWK-Schema, Deckungsbeitrags-Ampel, Nachkalkulation.
E-Rechnung im Handwerk: Pflicht, Recht und Praxis
Was ist eine E-Rechnung? Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format – nicht ein PDF per E-Mail. In Deutschland sind zwei Formate üblich: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, beide nach der europäischen Norm EN 16931. Der entscheidende Unterschied: Eine E-Rechnung kann die Software deines Kunden ohne Abtippen weiterverarbeiten. Genau darum will der Gesetzgeber sie.
Die Empfangspflicht gilt bereits: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können (§ 14 Abs. 1 UStG). Empfangen heißt: Die strukturierte Datei muss in deinem Betrieb verarbeitbar ankommen. Eine Weiterleitung „irgendwohin“ genügt nicht – du brauchst einen Weg, die Rechnung zu lesen, zu prüfen und aufzubewahren.
Die Versandpflicht kommt gestaffelt: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen im B2B versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht grundsätzlich für alle Unternehmen untereinander – mit Ausnahmen, etwa für Kleinbetragsrechnungen und für Rechnungen an Privatkunden. Gesetze können sich ändern; die hier genannten Stichtage entsprechen dem Stand von 2026.
Bis dahin gibt es Übergangsregeln: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig – bis Ende 2026 für alle, für die Betriebe über der Umsatzgrenze entsprechend bis Ende 2027. Das heißt: Niemand muss morgen umstellen, aber wer früh anfängt, gewinnt Zeit zum Üben – und erspart sich den Umstellungsstress unter Zeitdruck.
Praktisch brauchst du dafür einen verlässlichen Empfangsweg. Zwischen Unternehmen genügt die Adresse, an die auch bisher Rechnungen gingen – entscheidend ist, dass die E-Rechnung im Betrieb tatsächlich abgerufen, geprüft und verarbeitet wird. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten besondere Regeln, etwa die Leitweg-ID. In Meisterview richtest du den Empfang zentral ein, damit keine E-Rechnung ungeprüft im Postfach verstaubt.
Bei der Archivierung gilt ein Grundsatz, der viele überrascht: Aufbewahrt wird die E-Rechnung im Originalformat – die maschinenlesbare Datei ist das Original, das PDF nur ein Komfort-Format. Beide müssen zehn Jahre lang unveränderlich und jederzeit lesbar bleiben. Wer nur das PDF speichert und die XML-Datei löscht, erfüllt die Aufbewahrungsregeln nicht.
In der Praxis lohnt es sich, drei Dinge früh zu klären: Erzeugt deine Software XRechnungen auf Knopfdruck? Hast du eine zentrale Adresse für eingehende E-Rechnungen, die deine Leute auch finden? Und verarbeitet dein Steuerberater die Formate, die du verwendest? In Meisterview entsteht die XRechnung direkt aus der Rechnung – ohne Export, ohne Zusatztool. Eingehende E-Rechnungen landen automatisch bei deinen Eingangsrechnungen, wo die KI die Daten ausliest.
Die E-Rechnung ist am Ende keine Schikane, sondern eine Vereinfachung, die Zeit braucht, um anzukommen. Wer seine Prozesse jetzt digital aufstellt, profitiert doppelt: Die Pflicht erledigt sich nebenbei, und die Belegverarbeitung wird schneller, weil keine Datei mehr abgetippt werden muss.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei – in Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Ein PDF ist nur ein Bild der Rechnung.
Muss ich ab 2027 E-Rechnungen versenden?
Die Pflicht kommt gestaffelt: Ab 1. Januar 2027 gilt sie im B2B für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 grundsätzlich für alle – mit Ausnahmen, etwa bei Kleinbetragsrechnungen. Verbindlich für deinen Fall ist die Einschätzung deines Steuerberaters.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nein – die Leitweg-ID betrifft Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Zwischen Unternehmen genügt der direkte Versand der E-Rechnung an deinen Kunden.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?
Dann kannst du Rechnungen, die dir als E-Rechnung zugehen, nicht ordnungsgemäß verarbeiten – dein Kunde hat sie trotzdem korrekt zugestellt. Meisterview nimmt dir das ab: Empfang, Auslesen und Archivierung laufen in einem System.
Ersetzt Meisterview die Rechtsberatung?
Nein. Meisterview bildet die technischen Anforderungen ab und benennt die gesetzlichen Regeln sachlich. Verbindliche Auskünfte zu deinem Einzelfall gibt dein Steuerberater.